Capita molto spesso di trovarsi l’ufficio invaso da documenti, sparsi magari in tutta la scrivania. Quando si archiviano i vari documenti, significa che si sta ‘tenendo in ordine’ tutto ciò che riguarda l’azienda o la ditta per cui si lavora; questo è certamente uno degli importanti compiti del personale, ma spesso non è così facile come può sembrare. Per fortuna accorrono in nostro aiuto una serie di accorgimenti e consigli per non perdere tempo a cercare un documento, ma averlo a portata di mano. Alcuni suggerimenti per archiviare e gestire nella maniera migliore le diverse documentazioni possono forse sembrare scontati, ma nella fretta di fare le cose può anche capitare capitare di non pensarci, o almeno non subito. Se siete interessati a questo argomento, qui di seguito vi sarà spiegato, nella maniera più chiara e comprensibile possibile, come archiviare correttamente i documenti in ufficio.
Adibite la stanza per ospitare i documenti. Potete sistemarla con ampie scaffalature alle pareti e un comodo tavolo, da utilizzare per appoggiare o controllare fogli e cartelle. Dovrete però avere a disposizione almeno un comodo armadio oppure una serie di mensole ben salde poiché il peso che devono reggere spesso è notevole. Se i ripiani non sono ben illuminati, cercate di applicare un faretto alla parete, da accendere e spegnere quando occorre; un buon fascio di luce può far guadagnare ogni giorno minuti preziosi.
Munitevi di raccoglitori adatti all’ampiezza dei fogli o comunque del materiale da archiviare; semplificatevi le cose non solo con le scritte, ma aiutandovi anche con i colori: per le diverse cartelle che raccolgono le fatture scegliete una tinta, per quelle relative agli ordini un’altra e così via. Dirigere immediatamente lo sguardo nell’area giusta sarà più facile. Comprate un armadietto chiuso a chiave. In questi potete inserire fogli o altro materiale riservato. Quando iniziate a programmare il vostro archivio generale, posizionate i raccoglitori che contengono ciò che consulterete più frequentemente nei piani più comodi, suddividendo le cartelle in più sezioni; vi passeranno spesso per le mani, quindi meglio renderle più semplici da raggiungere e più leggere da maneggiare.
Se vi succede comunque di perdere ogni volta un’esagerazione di tempo perché le cose da cercare sempre tante, avete eventualmente un’altra possibilità: potete digitalizzate tutto. Esistono infatti appositi programmi, anche gratuiti e facili da utilizzare, con i quali potete scansionare e inserire i documenti sul PC suddividendoli in categorie personalizzate. In questo modo non dovrete più fare avanti e indietro dalla scrivania agli scaffali.
Non dimenticare mai: Ricordate di tenere sempre una certa scorta di fogli per la stampante, poichè finiscono sempre quando meno ci si aspetta.