La convocazione è una condizione essenziale per la regolare costituzione dell’Assemblea, la quale non può deliberare ove anche solo un avente diritto non sia stato convocato (che non vuol dire ovviamente che poi debba necessariamente parteciparvi).
La convocazione va inviata per iscritto a tutti gli aventi diritto (in caso di comproprietari o coniugi in comunione deve essere scelto un rappresentante ma andranno convocati tutti).
I metodi di invio ammessi dalla legge (perché lasciano tracce di invio) sono fax, pec su pec, raccomandata, raccomandata a mano. Certificati di invio, ricevute e ricevute di ritorno vanno archiviati agli atti. Lasciare una convocazione all’interno della cassetta delle lettere non è quindi una modalità prevista dal codice e quindi è da considerarsi un vizio di forma.
La convocazione deve contenere data, ora, luogo (sia di prima che di seconda convocazione) e OdG. Soprattutto l’Ordine del Giorno è un fattore fondamentale e deve risultare chiaro ed esplicativo di ciò che verrà discusso, essendo la funzione principale della convocazione dare la possibilità di decidere se partecipare e quindi potersi preparare alla discussione e all’eventuale deliberazione. Se nell’OdG non è espressamente riportato che si deciderà su qualcosa, nonostante la si discuta come “varie ed eventuali” non si potrà deliberare in sede di quella specifica Assemblea, a meno che non siano presenti tutti i condomini (e quindi 1000 millesimi)
La convocazione deve giungere agli aventi diritto almeno 5 giorni prima della data di Assemblea, a meno che sul Regolamento di Condominio non siano specificate differenti tempistiche (ad esempio 15 giorni prima). In caso di cambio di destinazione d’uso di una parte comune la convocazione va esposta e mantenuta visibile (in bacheca condominiale) per almeno 30 giorni consecutivi precedenti la data di convocazione e va fatta arrivare agli aventi diritto almeno 20 giorni prima della data di Assemblea (e ovviamente nell’OdG andrà comunicato in maniera chiara cosa e come si vuol cambiare).
In fase di convocazione si possono distinguere soggetti attivi e passivi
-Attivi, hanno potere/dovere di convocare l’Assemblea e sono: l’Amministratore (è suo obbligo convocare almeno una volta l’anno quella ordinaria di approvazione dei bilanci e le eventuali straordinarie), il singolo condomino (in mancanza di amministratore), almeno due condomini rappresentanti minimo 1/6 del valore dell’edificio (ad esempio se si vuole revocare l’amministratore).
-Passivi, i destinatari della convocazione (reperibili attraverso l’Anagrafe Condominiale).
I condomini che non possono partecipare, hanno la possibilità di sfruttare la delega. Attraverso la delega si da la possibilità ad un assente di essere rappresentato in Assemblea. Il delegato porta con sé i millesimi del delegante nonché il suo voto che andrà conteggiato come se fosse presente (a meno che il delegato non lasci l’Assemblea).
-Delega in bianco: non contiene indicazioni di voto per cui il delegato può votare come vuole anche a nome del delegante.
-Delega Condizionata: contiene indicazioni di voto, per cui il delegato nel momento di votare a nome del delegante dovrà rispettare le sue volontà. Sta al Presidente controllare che l’indicazione venga rispettata.
-Delega Permanente: Il delegato resta tale per tutte le Assemblee ordinarie.
La delega è lo strumento che spesso permette di raggiungere i quorum. Ad esempio nel caso di un condominio con 40 condòmini qualora in II° convocazione si presentassero 10 condòmini portatori di 5 deleghe si raggiungerebbe la quota legale.