Questa guida offre un orientamento chiaro e pratico per redigere la relazione di accompagnamento nelle procedure di voluntary disclosure, illustrando finalità, contenuti essenziali e criteri di organizzazione del documento. Troverai indicazioni operative su come descrivere i fatti rilevanti, la documentazione a supporto e le modalità di calcolo degli elementi fiscali, con attenzione agli aspetti probatori e alla trasparenza verso l’Amministrazione finanziaria. L’obiettivo è fornire uno strumento utile per ridurre l’incertezza procedurale e facilitare una comunicazione completa e coerente, senza sostituirsi alla consulenza legale o fiscale personalizzata.
Come scrivere una Relazione di accompagnamento voluntary disclosure
Nella prima parte della relazione è necessario presentarsi con chiarezza: indicare il soggetto interessato (persona fisica o giuridica), il codice fiscale o partita IVA, il domicilio fiscale, l’eventuale rappresentante delegato con i relativi poteri, e il periodo temporale oggetto della disclosure. Questa apertura deve essere breve ma precisa, in modo che il lettore individui subito chi è il dichiarante e per quale arco temporale si richiede l’emersione delle basi imponibili non dichiarate.
Subito dopo si espone in modo cronologico e narrativo la dinamica dei fatti che hanno portato all’omissione o alla dichiarazione incompleta: come si sono generati i redditi, le attività o le passività non dichiarate, le ragioni (procedurali, organizzative, mancanza di consapevolezza, errori contabili, operazioni estere, ecc.) e le date rilevanti. È importante che la descrizione sia completa, veritiera e coerente con la documentazione allegata; qualsiasi giustificazione deve essere corrispondente a documenti probatori (contratti, estratti conto, fatture, scritture contabili) che poi saranno inseriti agli atti. Se sono intervenute operazioni con controparti estere, bisogna precisare natura e sede delle controparti, gli strumenti utilizzati e lo stato delle eventuali posizioni bancarie o patrimoniali all’estero, allegando le traduzioni giurate se i documenti sono in lingua diversa.
Segue la parte quantitativa e tecnica: si dettagliano gli elementi di base che compongono la base imponibile omessa, con la ricostruzione analitica dei redditi, dei ricavi, delle plusvalenze o degli elementi patrimoniali, specificando il criterio adottato per la ricostruzione (per esempio ricavi effettivi, stima forfettaria motivata, riallineamento con i saldi contabili) e le fonti documentali di supporto. Per ciascun elemento si indica il periodo d’imposta di riferimento e si espongono i calcoli che portano alla quantificazione dell’imposta dovuta: va chiarito quale aliquota fiscale è stata applicata e come sono stati computati eventuali contributi, imposte sostitutive, ritenute, ecc. Per gli interessi si calcola il periodo dalla scadenza originaria fino alla data di regolarizzazione e se possibile si mostra la formula o il metodo di calcolo adottato; per le sanzioni si indica la misura teorica applicabile e l’eventuale riduzione o giustificazione che si richiede alla luce della collaborazione prestata.
È fondamentale descrivere gli atti compiuti per porre rimedio: i versamenti già effettuati, le compensazioni chieste, le richieste di rateizzazione, il pagamento degli acconti o di imposte sostitutive e la proposta concreta di regolarizzazione. Se si chiede un piano di pagamento rateale, occorre motivare la richiesta illustrando la situazione finanziaria attuale, allegando documentazione bancaria che dimostri la capacità di rimborso. Va inoltre spiegato se si richiede l’applicazione di particolari benefici previsti dalla normativa di remissione o di collaborazione e su quale base giuridica si fonda la richiesta, senza però tralasciare eventuali dubbi interpretativi che si desidera che l’Amministrazione chiarisca.
La relazione deve prevedere un elenco degli allegati e una sintetica descrizione del contenuto di ciascun documento, ma presentata in maniera narrativa: ad esempio indicare che si accompagnano gli estratti conto dei periodi interessati, le fatture di vendita e di acquisto, i contratti, le scritture contabili rettificate, le dichiarazioni sostitutive, le corrispondenze con terzi e le eventuali perizie o consulenze tecniche. Se la disclosure riguarda conti esteri, si dovranno aggiungere certificati bancari, copie delle comunicazioni allo stesso istituto e, se necessario, traduzioni giurate. È prassi allegare copia del documento di identità del dichiarante e del procuratore, nonché la procura speciale ove la presentazione sia delegata a un professionista.
Nel corpo della relazione è opportuno mantenere un tono collaborativo e sincero, evitando affermazioni evasive o contraddittorie, e sottolineando le misure adottate per evitare il ripetersi dell’irregolarità, come adeguamenti dei processi interni, consulenze fiscali ricorrenti o adozione di procedure di compliance. Se è possibile dimostrare l’assenza di dolo o l’origine involontaria dell’errore, conviene fornire fatti che corroborino tale tesi, senza però travisare la realtà: la trasparenza rafforza la posizione del dichiarante e facilita un percorso di definizione.
La parte finale della relazione deve contenere una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà in cui il dichiarante attesti la veridicità delle informazioni fornite e la completezza degli allegati, con l’indicazione della data, della firma e della eventuale procura che abilita il professionista incaricato a interloquire con l’Amministrazione. È utile chiudere con una richiesta esplicita di accoglimento della procedura di emersione, una disponibilità a fornire chiarimenti o integrazioni e i recapiti per le comunicazioni (telefono, PEC, indirizzo e-mail). Per maggiore sicurezza e correttezza formale è consigliabile che tutti i calcoli e le metodologie siano sottoscritti o convalidati dal professionista che assiste il dichiarante.
Infine, è prudente allegare alla relazione una breve nota metodologica che spieghi le assunzioni tecniche adottate nella ricostruzione dei redditi o del patrimonio e precisare che la presente relazione non sostituisce il parere legale o fiscale formale: per questioni interpretative complesse o per la quantificazione di sanzioni e interessi è raccomandabile un confronto preventivo con un consulente esperto o con l’ufficio competente, onde evitare errori di calcolo o di inquadramento normativo che potrebbero pregiudicare l’efficacia della voluntary disclosure.
Fac simile Relazione di accompagnamento voluntary disclosure
Alla cortese attenzione di: ______________
Ufficio/Autorità: ______________
1) Dati del richiedente
– Ragione sociale / Nome e Cognome: ______________
– Codice fiscale / Partita IVA: ______________
– Sede legale / Residenza: ______________
– Rappresentante legale / Delegato: ______________
– Recapito telefonico: ______________
– PEC / e-mail: ______________
2) Oggetto
Adesione alla procedura di voluntary disclosure ai fini della regolarizzazione fiscale e patrimoniale relativamente al periodo d’imposta/periodi: ______________ e per le giurisdizioni: ______________.
3) Premesse
Il sottoscritto ______________, in qualità di ______________ della/e società / del contribuente sopra indicato, espone quanto segue ai fini della regolarizzazione volontaria della posizione fiscale e patrimoniale.
4) Ambito e motivazione della disclosure
– Ambito temporale oggetto della disclosure: dal ______________ al ______________.
– Tipologia di elementi oggetto di emersione (es. redditi non dichiarati, rapporti finanziari esteri, plusvalenze, patrimoni all’estero, ecc.): ______________.
– Motivo della omissione/irregolarità (se noto): ______________.
– Modalità di individuazione delle irregolarità (es. controllo interno, errore contabile, consulenza esterna): ______________.
5) Descrizione dettagliata delle poste oggetto di emersione
Per ciascuna voce si riportano sinteticamente natura, periodo di riferimento, importo e ogni altra informazione utile:
– Voce 1
– Natura: ______________
– Periodo: ______________
– Importo lordo: ______________ EUR
– Soggetto / Conto / Banca / Giurisdizione: ______________
– Documentazione di supporto: ______________
– Voce 2
– Natura: ______________
– Periodo: ______________
– Importo lordo: ______________ EUR
– Soggetto / Conto / Banca / Giurisdizione: ______________
– Documentazione di supporto: ______________
(Continuare per ogni voce oggetto di emersione)
6) Calcolo preliminare delle imposte, sanzioni e interessi
– Imposte dovute (specificare tributi e relativi periodi): ______________ EUR
– Sanzioni amministrative presunte (articolare per tipologia): ______________ EUR
– Interessi moratori calcolati fino al ______________: ______________ EUR
– Eventuali crediti o ritenute già scomputate: ______________ EUR
– Totale provvisionale dovuto: ______________ EUR
7) Modalità di pagamento proposta
– Pagamento in unica soluzione alla ricezione dell’accettazione: ______________ EUR
– Richiesta di rateizzazione: sì/no ______________; numero rate richieste: ______________; proposta di piano (importo e scadenze): ______________
– IBAN/coordinate per il versamento (se già disponibili): ______________
8) Documentazione allegata (elenco)
– Copia documento di identità del sottoscritto: ______________
– Visure / certificati (es. conto estero, certificazioni bancarie): ______________
– Estratti conto / contratti / accordi: ______________
– Dati contabili e fiscali relativi ai periodi interessati: ______________
– Perizie / pareri tecnici / lettere di incarico di consulenti: ______________
– Altri documenti di supporto: ______________
9) Dichiarazioni e impegni del richiedente
– Il sottoscritto dichiara che le informazioni fornite nella presente relazione e nella documentazione allegata corrispondono a verità e rappresentano integralmente gli elementi oggetto di emersione: sì/no ______________.
– Si impegna a fornire ulteriori informazioni e documentazione su richiesta dell’Amministrazione finanziaria: sì/no ______________.
– Il sottoscritto prende atto che la presente comunicazione è resa ai fini della procedura di regolarizzazione e che la quantificazione definitiva degli obblighi tributari potrà subire variazioni a seguito di verifiche istruttorie: sì/no ______________.
10) Richieste all’Amministrazione
– Accoglimento della presente istanza e definizione degli importi dovuti ai fini della regolarizzazione: ______________
– Comunicazione delle modalità operative per il versamento e, se pertinente, approvazione del piano di rateizzazione: ______________
– Indicazioni circa eventuali adempimenti dichiarativi integrativi e termini per l’adempimento: ______________
– Richiesta di riscontro formale entro il termine di legge/necessario: ______________
11) Note finali
Eventuali osservazioni aggiuntive ritenute utili ai fini dell’istruttoria: ______________
Data: ______________
Firma del richiedente / del legale rappresentante: ______________
Elenco degli allegati (allegare copia di tutti i documenti citati):
1) ______________
2) ______________
3) ______________
4) ______________
Luogo per eventuale timbro/annotazione dell’Ufficio ricevente: ______________